Angespornt von einen Artikel über Google Docs an Schulen aus Lehrersicht, über den ich gestern zufällig gestolpert bin und der mich hinsichtlich der Möglichkeiten von Google Docs & Spreadsheets  wirklich überzeugt hat, habe ich mir Gedanken über weitere Einsatzzwecke der kostenlosen Online-Office Version gemacht. Auf Grund der Einfachheit und Abneigung gegen die deutsche Übersetzung, verzichte ich in diesem Artikel sowohl auf die deutsche Namensversion Google Text & Tabellen, als auch auf den Zusatz “Spreadsheets”.

Für die einen ist es eine Suchmaschine, die viele nützliche Zusatzdienste bietet, für die anderen die größte Datenkrake der Welt. Beide Meinungen sind womöglich richtig. Wer mit Google arbeitet, sollte sich über die Risiken und Gefahren bewusst sein. Dies gilt nicht nur für Google, sondern für alle Daten, die Sie auf fremden Servern ablegen.

Bei jedem der folgenden Punkte solltet Ihr euch daher bewusst Hinterfragen, ob Ihr diese Daten einem Dritten, nämlich Google, zugänglich machen wollt.

In diesem Artikel möchte ich 50 gute Einsatzzwecke für Google Docs aufzeigen, was nicht heißt, dass die Einsatzzwecke aus Datenschutzgründen für Eure speziellen Zwecke nicht passen. Als Alternative zu Google Docs möchte ich Euch OpenGoo ans Herz legen: Ein OpenSource Office, welches Ihr auf euren eigenen Servern betreiben können.

Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ich würde mich freuen wenn, wenn Ihr sie in den Kommentaren ergänzt.

Google Docs für private Office-Anwender

1. Zum Schreiben von Briefen
   Google Docs ist immer und überall verfügbar. Sie können Ihre Texte einfach ablegen und mit Labels verwalten. Einfache Briefe sind schnell getippt und formatiert, Vorlagen lassen sich speichern und die Lizenzkosten für eine properitäre Officeversion einsparen.
2. Zum Führen des  Haushaltsbuchs
   Tabellen lassen sich mit Google Docs einfach erstellen. Sie können ihr Haushaltsbuch sogar über Ihr Handy aktualisieren.
3. Zur Pflege von Einkaufszetteln
   Durch die Freigabemöglichkeit für Dokumente können mehrere Benutzer ein Dokument bearbeiten. Sie können so ein zentrales Dokument erstellen, in dem Ihre Partnerin oder Partner zusätzlich Punkte hinzufügen kann. Das Dokument kann im Supermarkt mit dem Handy betrachtet werden.
4. Zur Pflege von privaten ToDo-Listen
   Die kollaborative Pflege der Listen ist nicht nur an jedem Computer mit Internetanschluss möglich, sondern auch das mobile Abrufen, so lässt sich die Produktivität steigern und das Zettelchaos entwirren.
5. Zur  Planung ihrer nächsten Reise
   Von der Angebotssuche, über Hoteladresse und ggf. Reiseantrag, bis zur Routenplanung: Die Dokumente einer Reiseplanung sind vielschichtig. Wohl dem, der sich im Vorwege einen genauen Plan macht… und diesen am besten zentral ablegt und verwaltet.
6. Zur Erstellung von Gutscheinen/Geburtstagskarten
   Wer musste nicht schon einmal eine kleine Karte oder ein Gutschein als Geschenk für seine Lieben erstellen. Warum nicht mit Google Docs?
7. Zur Erstellung von Checklisten
   Checklisten erleichtern den Arbeitsalltag ungemein. Ob zum Wintercheck fürs Auto oder zum packen des Koffers. Sie haben die Liste immer und überall im Blick.
8. Zur Pflege von Kontaktdaten
   Wer auf eine professionelle Kontaktverwaltung verzichten kann, aber dennoch seine Kontakte vernünftig pflegen möchte. kann dies z.B mit einer Tabelle in Google Docs tun.
9. Zur Planung Ihrer nächsten Renovierung/Ihres nächsten Umzugs
   Dieser Punkt steht stellvertretend für all die kleinen und großen privaten Projekte, bei denen Sie die Kontrolle und den Überblick nicht verlieren sollten. Alle Aufgaben, Kosten, Firmenkontakte, etc. sind mit Google Docs einfach verwaltet.
10. Zur Rezeptverwaltung
    Wenn Omas Kochbuch mit Zusatzzetteln aus allen Nähten platzt, wird es Zeit andere Wege zu gehen. Warum nicht mit Google Docs.  Hier kann man die Rezepte dann auch ggf. veröffentlichen oder mit anderen Nutzern teilen.

Google Docs für Schüler und Studenten

1. Zur Mitschriften der Vorlesungen oder im Unterricht
   Ich liebe mein kleines Netbook und bei 70% der Vorlesungen gebe ich die Mitschriften direkt ins System ein. Durch die Offline-Nutzung von Google Docs mit Google Gears ist dies auch möglich, wenn kein Internet zur Verfügung steht.
2. Zum Austausch von Hausaufgaben
   Wer in den kleinen Pausen zwischen den Stunden oder in der Mittagspause in der Mensa bessere Dinge zu tun hat, als von den Mitschülern die Hausaufgaben abzuschreiben, kann den Hausaufgabenaustausch auch einfach entspannt am Vorabend per Freigabe auf das Google Dokument erledigen.
3. Zur Erstellung von Referaten
   Ich finde der persönliche Kontakt, die Diskussion und der Austausch bei Ausarbeitungen zu einem Thema ist wichtig und für die Qualität entscheident. Jedoch ist es doch schade, wenn man die wertvolle Zeit mit belanglosen Themen, wie der Formatierung des Dokuments verbringen muss.
   Ich tendiere daher dazu, Die wichtigen Themen bei persönlichen Treffen zu besprechen und in Heimarbeit am Dokument per Google Docs zusammenzutragen.
4. Zur  Erstellung eines Dokumentenarchivs
   Die erstellten Dokumente kann lassen sich in verschiedene Ordner gruppieren und z.B. nach Typ filtern.
5. Zur Prüfungsvorbereitung
   Ein “Spickzettel” zur Prüfungsvorbereitung hat noch niemanden geschadet. Mit Google Docs lässt sich leicht auch kollaborativ erstellen.
6. Zum Schreiben von Entschuldigungen
   “Normale” Dokumente zum Meistern des Schulalltags sind auch kein Problem.
7. Zur Veröffentlichung der eigenen Arbeiten
   Welche Motivation ist größer, als diejenige, dass das eigene Dokument weltweit gelesen werden kann und gelesen wird. Mit Google Docs kann man seine Dokumente und Präsentation einfach veröffentlichen
8. Zur Pflege des Stundenplans
   Den Stundenplan immer und überall erreichbar. Ein Traum für jeden Schüler/Studenten.
9. Zur Abstimmung von Dokumenten
   Zur abschließenden Diskussion muss das Dokument nicht quer durchs Land geschickt werden. Jeder schaut abschließend das Dokument an und kann seine Anmerkungen direkt ins Bemerkungsfeld schreiben.
10. Zur Organisation und Planung des Studiums
    Für viele Studenten und Studentinnen stellt sich dieses  Problem häufig als das größte Problem des Studiums dar.  Mit Google Docs (auch in Abstimmung mit Google Calendar) gerät kein Anmelde- oder Buchabgabetermin mehr in Vergessenheit.

Google Docs im Unternehmen

1. Zur Zeitaufschreibung
   Im Netz tummeln sich viele Zeiterfassungssysteme, die online funktionieren und bestenfalls die Zeit über Widget oder ähnliches automatisiert erfassen. Häufig vergisst man sie aber zu aktivieren und muss die Zeit am Monatsende nacherfassen. Hier eignet sich auch eine Tabelle in Google Docs.
2. Zu Korrespondenzzwecken (Briefe, Rechnungen, Angebote,…)
   Die “normalen” Dokumente zur Korrespondenz lassen sich natürlich auch ideal erstellen.
3. Zur Projektdurchführung
   Um die Aufgaben und den Projektverlauf zu kontrollieren und allen Projektmitgliedern zur Verfügung zu stellen, eignet sich Google Docs ebenso. So lassen sich der Projektverlauf und die Meilensteine via Google Docs zentral abrufen. Hier wird außerdem gezeigt wie man ein Gantt-Diagramm mit Google Docs erstellt.
4. Zur Erstellung von Präsentationen
   Ich glaube, dass es nicht viele Möglichkeiten gibt, gemeinsam einfacher eine Präsentation zu erstellen. Man kann gleichzeitig an verschiedenen oder der selben Folie arbeiten und die Ergebnisse kommentieren.
5. Zur Erstellung von Protokollen
   Welch ein Komfort, wenn man das Protokoll während der Sitzung erstellen kann und es unmittelbar danach für alle Teilnehmer verfügbar ist.
6. Zur Erfassung von ToDo-Listen
   ToDo-Listen sind für ein vernünftiges Arbeiten einfach unerlässlich. Der gemeinsame Zugriff erleichtert die Verwaltung dieser Listen enorm.
7. Zur Erstellung von Linklisten
   Wenn es darum geht, links zu einem bestimmten Thema zu erfassen und verfügbar zu machen, ist Google Docs eine von vielen Möglichkeiten.
8. Zur Arbeitsabstimmung mit Kollegen
   Anknüpfend an Punkt 6 kann man auch mit einem kleinen Kreis von Kollegen Aufgaben koordinieren.
9. Zur internen Kommunikation
   In einem Arbeitstagebuch lassen sich die einzelnen Schritte zum erfolgreichen Abschluss eines Projektes hervorragend erfassen und den lieben Kolleginnen und Kollegen auch kleine Nachrichten hinterlassen.
10. Zur Kontrolle der Finanzen
    Wie z.B. auch mit MS Excel lassen sich mit Google Docs und einigen wenigen Formeln Ihre Finanzen im Griff behalten. Vorausgesetzt die Tabelle wir zeitnah gepflegt.

Google Docs für Freiberufler

1. Zur Erstellung von Präsentationen
   Kleine Präsentationen braucht man häufig dann, wenn man es nicht erwartet. Z.B. wenn man dem Kunden gerade eine kleine Einweisung in das neue MS gibt. Wie schön wäre es, wenn man alle Präsentationen immer und überall im Netz verfügbar hätte.
2. Zur Zeiterfassung
   Auch wer beruflich auf sich allein gestellt ist, benötigt eine vernünftige Zeiterfassung um die Rentabilität seiner Projekte zu kontrollieren.
3. Zur Projektdokumentation
   Um sich stetig zu verbessern, ist die Projektdokumentation unerlässlich. Dies ist natürlich auch mit Goolge Docs möglich.
4. Zur Erstellung von Rechnungen
   Auch die Erstellung von Rechnungen ist natürlich möglich. Die Vorlage immer und überall verfügbar.
5. Zur Erstellung von Einnahme-Überschuss Rechnungen
   Die Erstellung der Einnahme-Überschuss Rechnung gehört nicht häufig zu den beliebtesten Aufgaben.
6. Zur Erstellung von Wireframes
   Wireframes kommen immer mehr in Mode. Mit dem Präsentationstool von Google Docs lassen sich solche Wireframes als Designvorlage einfach entwerfen.
7. Zur Erstellung von Protokollen/Mitschriften
   Nach einem Treffen mit einem Kunden fasse ich die Ergebnisse in den meisten Fällen kurz zusammen und sende ihn diese per E-mail zu. Durch die individuelle Mail adresse kann man diese Kurzprotokolle direkt in Google Docs importieren.
8. Zu allgemeinen Dokumentationszwecken/Erstellung von Handbüchern
   Dokumentiert man einen bestimmten Vorgang mit Google Docs, kann man dieses Dokument direkt der Allgemeinheit zur Verfügung zu stellen.
9. Zur Erstellung einer Ideendatenbank
   Eine Ideendatenbank kann sowohl für Designer, Autoren und Programmierer ein wichtiges Werkzeug darstellen. Hier lassen sich Ideen, Entwürfe und Programmsnippets zentral verwalten.
10. Zum Erstellen von Büchern/e-books (was Philipp Lenssen in seinem Blog erklärt)
    Ein eigenes e-book kann für einen Freiberufler eine gute Einnahmequelle darstellen. Dieses e-book kann z.B. aus vorhandenen Artikeln und Dokumentationen erstellt werden mit Google Docs.

Google Docs für Vereine und Organisationen

1. Zur Mitgliedsverwaltung
   Wenn der Verein nicht allzu groß ist, lassen sich die Mitglieder perfekt mit einer Tabelle in Google Docs verwalten.
2. Zur Abstimmung von Briefen für Vereinsmitglieder
   In einem Verein müssen Dokumente häufig abgestimmt werden. Hier spielt Google Docs seine stärken aus. Schnell einen Link zum erstellten Text verschicken, kurzes Feedback von den Vorstandsmitgliedern einholen und den Text anschließend verschicken.
3. Zur Planung von Sitzungen
   Vernünftig geplante Sitzungen sind in der guten Vereinsarbeit das A und O. Gesprächsunterlagen und Stichwortzettel lassen sich mit Google Docs erstellen und abstimmen.
4. Zur Erstellung einer Tagesordnung
   Wenn die Punkte für die Sitzung geplant sind, kann man mit Google Docs die Tagesordnung erstellen und mit sogar vorab publizieren.
5. Zur  Aufgabenverteilung und -überwachung
   Der Vorsitz eines Vereins bedeutet auch viele unterschiedliche Projekte zu verwalten. Diese Verwaltung lässt sich ideal mit ToDo-Listen in Google Docs erledigen.
6. Zur Erstellung einer Mitgliederzeitung
   Auch größere Dokumente lassen sich mit Google Docs erstellen. Für die Mitglieder stellt die Zeitung eine Motivation für ihre Arbeit dar. AUch die Druckerzeugung als PDF-Export ist einfach möglich.
7. Zur Erstellung, Abstimmung und Archivierung von Protokollen
   Wenn die in Punkt 4 vorbereitete Sitzung beendet ist, lässt sich die Nachbereitung mit Google Docs erledigen und archivieren.
8. Zur Pflege/Einsicht der Vereinsordnung
   Wer seine Vereinsordnung zentral verfügbar machen möchte, kann diese mit Google Docs sehr leicht erstellen und publizieren
9. Zur Planung der Vereins-/Organisationshomepage
   Wer ein Konzept für seine Webseite erstellt, ist schon vielen Vereinen einen Schritt voraus. Dieses Konzept kann mit vielen Leuten via Google Docs mit der Zeit wachsen. Google Docs eignet sich daher auch hier ideal für die zentrale Ideensammlung.
10. Zur Erstellung von Urkunden
    In den meisten Vereinen und Organisationen stehen alljährlich Ehrungen auf der Tagesordnung. Ebenso wie Gutscheine oder Geburtstagskarten, lassen diese sich auch mit Google Docs erstellen.